Ip telefoni så fungerar modern kommunikation i praktiken

Ip-telefoni har på kort tid gått från att vara något nytt och osäkert till att bli en självklar del av vardagen för både företag och privatpersoner. I takt med att de gamla telenäten stängs ned behöver många se över sin lösning för telefoni. Samtidigt öppnar den nya tekniken för smartare tjänster, bättre flexibilitet och ofta betydligt lägre kostnader. Den som vill ha kontroll över sin kommunikation, oavsett om det handlar om företagstelefonin eller hemnumret, har mycket att vinna på att förstå grunderna i hur Ip telefoni fungerar och vilka möjligheter som finns.

Vad är ip telefoni och varför ersätter den det gamla telenätet?

Ip-telefoni betyder enkelt uttryckt att samtal skickas över internet i stället för via det traditionella kopparnätet. I stället för kretskopplade telefonsamtal skickas rösten som datapaket, ungefär som när du strömmar video eller skickar epost.

En kort definition:

Ip-telefoni är telefoni där röstsamtal skickas över internetprotokoll (IP) i stället för via det gamla analoga telefonnätet, vilket gör det möjligt att kombinera telefoni med digitala tjänster, flexibla nummerlösningar och lägre samtalskostnader.

När de gamla näten stängs ned behöver klassiska hemtelefoner, företagsväxlar och faxar antingen ersättas eller kopplas om via IP. Många upplever det som ett tvång, men i praktiken innebär övergången ofta en förbättring:

– man kan behålla sitt gamla nummer genom portering
– man kan koppla nummer till mobiler, softphones eller IP-telefoner
– man betalar oftast lägre minutpriser, särskilt utomlands
– man får tillgång till funktioner som tidigare krävde dyra växellösningar

För företag innebär skiftet att växlar flyttar upp i molnet. För privatpersoner innebär det att hemtelefonen inte längre är bunden till ett vägguttag utan kan följa med i mobilen eller datorn.

Funktioner som gör ip telefoni mer än bara samtal

En viktig skillnad mellan traditionell telefoni och IPbaserade lösningar är flexibiliteten. När samtal skickas som data blir det enkelt att lägga till tjänster runtomkring. Några av de mest användbara funktionerna är:

Molnbaserad växel
En IPväxel gör att även mindre företag kan arbeta professionellt med inkommande samtal. Man kan:

– spela in välkomstmeddelanden och öppettider
– styra vilka telefoner som ska ringa vid olika tider
– skicka samtal vidare till kollegor eller ringgrupper
– skapa särskilda nummer för kampanjer eller avdelningar

Allt hanteras online, ofta via en enkel webbpanel. Företag slipper investera i dyr hårdvara och kan anpassa lösningen när verksamheten förändras.

Ringgrupper och smart samtalsstyrning
Med ringgrupper görs inkommande samtal till ett nummer tillgängliga för flera personer samtidigt. Det passar kundtjänst, support, butik eller säljteam. Samtal kan:

– ringa alla samtidigt
– gå i turordning mellan medarbetare
– styras beroende på tid på dygnet eller veckodag

Med filterfunktioner kan man också blockera oönskade nummer eller styra speciella samtal till särskilda telefoner.

Smarta nummerlösningar
Ip-telefoni gör det enkelt att hantera olika typer av nummer:

– lokala nummer för specifika orter
– nationella nummer som 010 eller 075
– 020-nummer för kundtjänst eller kampanjer
– mobila nummer som beter sig som vilken mobil som helst

Många väljer att ha ett extra nummer för webbshop, kampanjer eller privat/företag, utan att skaffa fler fysiska telefoner. Ett nummer kan kopplas till en softphone i mobilen, en bordstelefon eller en dator. För användaren blir det bara ytterligare en linje att ringa och svara på.

Tillfälliga och parkerade nummer
En stor fördel med digital telefoni är hur snabbt nummer kan skapas, ändras eller parkeras. Exempel på användning:

– semestertelefon där samtal till huvudnumret tillfälligt går till ett annat nummer
– kampanjnummer som bara används under en begränsad period
– parkerade nummer som sparas till senare utan att behöva vara aktiva hela tiden

På så sätt kan både små och stora verksamheter testa nya idéer utan att låsa sig vid långsiktiga avtal eller stora investeringar.

Så får man ut maximalt av ip telefoni i vardagen

Tekniken bakom ip-telefoni kan verka abstrakt, men i vardagen handlar allt om enkla val: vilken enhet man vill svara på, vilket nummer som ska visas utåt och vilka funktioner som krävs för att vardagen ska flyta smidigt.

Softphone en extra telefon i mobilen
En softphone är en app som gör mobilen, surfplattan eller datorn till en komplett telefon. Med ett SIPkonto och en softphone kan man:

– ha ett separat företagsnummer i sin privata mobil
– ringa och ta emot samtal via wifi utomlands och slippa roamingkostnader
– ge kollegor egna anknytningar utan fysiska telefoner

För många företagare ersätter softphone helt behovet av två mobiler. Privatpersoner kan använda det för ett extra nummer till exempelvis fritidshus, förening eller sidoprojekt, utan att skaffa nya abonnemang.

Styrning av samtal efter vardagen, inte tvärtom
En modern IPlösning anpassar sig efter hur man lever och arbetar. Några praktiska exempel:

– öppettider spelas in en gång och sköter informationen till kunder automatiskt
– samtal utanför arbetstid går direkt till röstbrevlåda eller semestertelefon
– viktiga nummer går alltid fram, även om övriga samtal filtreras

I stället för att anpassa sig efter en stel växel eller en enda fast telefon, kan man bygga sin telefonimiljö runt riktiga behov.

Att välja rätt leverantör
När telefoni flyttar till internet är leverantören mer än bara ett nummer på en faktura. Den behöver erbjuda:

– tydliga priser utan krångliga bindningstider
– enkel hantering av nummer, portering och växelfunktioner
– stöd för både företag och privatpersoner
– bra dokumentation och möjligheten att testa tjänster i liten skala först

För den som vill kombinera SIPkonton, smarta nummer, växelfunktioner och softphones i en flexibel lösning är viaweb ett alternativ värt att titta närmare på. Viaweb fokuserar på anpassade kommunikationstjänster och gör det möjligt att bygga upp en telefonilösning steg för steg, utan att låsa sig i dyra och tunga system.